電子契約

電子契約とは

　従来の紙の契約書の代わりに、インターネット上のクラウドサービスを利用して、契約の締結を行うものです。

　大桑村では電子契約に「クラウドサイン」を利用します。

電子契約の対象案件

　令和７年４月１日以降に、大桑村と事業者が締結する建設工事請負契約が対象です。

　ただし、法令等の規程により書面の契約書が必要となる契約、契約期間に保存期間を加えた期間が 10 年を超える契約及び自動更新条項付契約等を除きます。

電子契約のメリット

コスト削減

契約を電子化することにより、印刷費、郵送料、契約事務の効率化による人件費等の削減が見込まれます。

書類を保管するためのファイルやキャビネット、スペースを確保するためにかかる費用も削減されます。

業務効率化

書面の契約では、契約書の作成側は、「作成した契約書の印刷」「契約書の製本」「押印」「郵送」を行い、受け取り側は、「押印」「返送」を行いますが、電子契約では、印刷、製本、郵送がなくなり、メールの送受信とインターネット上での承認のみになります。

またインターネットとメールが使える環境であれば、時間や場所を問わず契約を結ぶことが可能です。

※メンテナンス等によりサービスが停止する場合があります。

コンプライアンス強化

電子契約サービスの提供事業者が信頼性を担保する電子証明や改ざん不可のタイムスタンプにより、契約事務のコンプライアンスおよび契約自体の信頼性を強化します。

また、だれがいつ内容を編集したかのログが残るため、不正を防止することもできます。

電子契約事務の流れ

（村）大桑村　（事）事業者（村の契約相手）

1. （村）建設工事請負契約の落札事業者が決定すると同時に、村担当者が事業者に電子契約を行うかの意思確認を行います。

2. （事）電子契約を行うことに同意する場合は、「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」に会社名、メールアドレス、契約締結権限者名などを記載し、メール（担当係または担当者宛）で村へ提出します。
3. （村）村担当者が、提出された電子契約同意書兼メールアドレス確認書の情報をクラウドサインに登録し、契約書データ（PDFファイル）をサービスにアップロードします。
4. （事）クラウドサインからアップロード先のURLが記載されたメールが送付されるため、URLからクラウドサインにアクセスして契約書データを確認した後、「同意」ボタンを押します。
   ※確認者が2人いる場合は、次の確認者のメールアドレスにメールが送付されるため、次の確認者も４を行います。
5. （村）クラウドサインから村の承認者宛てにメールが送付され、同意すると契約が締結されます。
6. （事）契約締結完了のメールが届くため、電子署名が付与された契約書データ（PDFファイル）を保存してください。

電子契約に関する資料

電子契約同意書兼メールアドレス確認書

電子契約を希望する事業者は、契約案件ごとに「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」を各案件の担当者へ提出してください。

様式1号_電子契約同意書兼メールアドレス確認書（522.5kbyte）

様式1号_電子契約同意書兼メールアドレス確認書（18.7kbyte）

操作マニュアル等

クラウドサイン利用ガイド（3,785.4kbyte）

（受信者向け）クラウドサイン利用ガイド（5,889.6kbyte）

電子契約の説明動画